BelleVie, ein Tochterunternehmen öffentlicher Spitex Organisationen, unterstützt Menschen im Alltag, damit sie ihr Leben in ihren eigenen vier Wänden geniessen und so lange wie möglich zuhause bleiben können. Sie arbeitet seit 2019 mit IRMA, dem intelligenten Ressourcen Management. Eine Lösung, mit der BelleVie mit minimalem Aufwand über 200 Teilzeitmitarbeiter einplant und täglich über 1900 Kunden bedient.
Im Rahmen der demografischen Entwicklung haben wir immer mehr alte Menschen und die Situation, dass durch den Fachkräftemangel das Personal nur auf Stundenbasis zur Verfügung steht. Die digitale Transformation wird für die Prozessunterstützung immer wichtiger.
In den letzten Monaten haben wir unser IRMA-Tool weiter ausgebaut. Ein kurzer Überblick über die Neuigkeiten, die den Mitarbeitenden jetzt zur Verfügung stehen, damit sie ihre Arbeit effizienter, mit besserer Qualität und mit weniger Aufwand erledigen können.
Neue Mitarbeitende und Kunden App
Sowohl Mitarbeitende als auch Kunden haben eine spezifische App. So können sich Kunden über anstehende Termine informieren, Aufträge anfragen, Auftragsabsagen sowie Abwesenheiten melden und Produkte bestellen. Über die Plattform ist es BelleVie möglich, mit ihren Kunden per News oder Chat zu kommunizieren.
Die Anwendung der Mitarbeitenden ersetzt die alte Web-App. Mit der neuen Anwendung wurde ein komplettes Redesign der Benutzeroberfläche umgesetzt. Die neue IRMA-Anwendung ist nicht nur effizienter, sondern enthält auch viele interaktive Module, die die alte WebApp Version nicht hatte. Dazu wurde ein Push-Benachrichtigungssystem aufgesetzt, welches die unzähligen Funktionen der App unterstützt und somit den Mitarbeitenden besser unterstützt, um letztlich die Effizienz und die Qualität zu steigern.
Schadenmeldungen:
Eine genaue Schadensmeldung und deren rasche Nachverfolgung sind wichtig und zeugen von Seriosität und Respekt dem Kunden gegenüber. Aus diesem Grund war eine effiziente und nahtlose Integration in die IRMA-App erwünscht. Der unangenehme Vorfall kann so sofort und mit Kundenbestätigung erfasst werden.
Info- und Glückwunsch Modul
Wer wünscht sich nicht, dass zu einem besonderen Anlass gratuliert wird?
Dafür sorgt das Info- und Glückwunsch-Modul. BelleVie hat die Möglichkeit, die Mitarbeitenden ohne zusätzlichen Aufwand an besondere Anlässe oder wichtige Daten zu erinnern.
Jeder Haushalt hat seine Ordnung
Für einen Serviceauftrag werden den Mitarbeitenden nicht nur die für den Einsatz relevanten Informationen, sondern auch die Gewohnheiten des Kunden mitgeteilt. Damit wird gewährleistet, dass der Kunde bei einer Vertretung denselben Service bekommt, wie immer und alles wie gewohnt abläuft. Um dies zu gewährleisten, wurde das bestehende Backend-System sowie die Mitarbeitenden-App erweitert.
Mitarbeitende können ausfallen
Kunden bauen oft enge Beziehungen zu den BelleVie Mitarbeitenden auf, doch sind diese auch mal in den Ferien oder sonst abwesend. IRMA bietet von Grund auf eine vollständige Abwesenheitsverwaltung für die Backoffice-Planung. Die Ermittlung einer Ersatzperson ist neu und über die App voll im Arbeitsprozess integriert. Dies vereinfacht für das Backoffice die Handhabung der Abwesenheiten der Mitarbeitenden um ein Vielfaches.
Planung ist nicht gleich Planung
Die Personaleinsatzplanung auf Stundenbasis ist sehr komplex. IRMA unterstützt das Backoffice seit der Basisversion dabei. In der Vergangenheit mussten viele Telefonate mit den Mitarbeitenden geführt werden, bevor ein neuer Plan vereinbart werden konnte. Jetzt sind wir hier noch einen Schritt weiter gegangen und haben die Planung der Mitarbeitenden um ein Umfrage-Tool erweitert. Dadurch wird der Planungsprozess um ein Vielfaches vereinfacht und die Mitarbeitenden werden so direkt in die Planung eingebunden, ohne jedoch in ihrer laufenden Arbeit gestört zu werden.
