Prozessoptimierung durch Digitalisierung: Höhere Effizienz im Unternehmen

Digital ist besser, schneller, transparenter und sicherer. Dieser Glaubenssatz geht in vielen Unternehmen mit den Ansprüchen an die Digitalisierung einher. Die blosse Umstellung aller Prozesse von analog auf digital jedoch verschafft selten die gewünschten Erfolge. Sinnvolle, zusammenhängende Strategien und einfache Methoden sind gefragt, um die Digitalisierung zu einem echten Vorteil bei der Prozessoptimierung zu machen. Swiss Smart Media wirft einen Blick auf die Zusammenhänge zwischen besseren Prozessen und digitaler Arbeitsweise.

Das Einmaleins der Prozessoptimierung

Die Optimierung von Prozessen geht meist mit digitalen Lösungen und Tools einher, seit solche in Hülle und Fülle zur Verfügung stehen. Doch was kommt eigentlich zuerst? Digitale Prozesse oder optimale Prozesse? Über manchen ist schon einmal ein vielversprechendes, neues Standard-ERP-System „hereingebrochen“. Am Anfang stehen deshalb idealerweise Abläufe, Geschäftsprozesse und Verfahren. Traditionell Prozessoptimierung in den folgenden Schritten ab:

1. Bestandsaufnahme. Wie funktioniert es jetzt, was wird gebraucht, wer ist beteiligt, wie lange dauert es, was kostet es, was ist das Ergebnis? Bei der Analyse des Ist-Zustandes werden Daten gesammelt, manchmal Stoppuhren gezückt, Umfragen oder Workshops durchgeführt. Mit intensiver Einbeziehung der am Prozess Beteiligten funktioniert das am besten.
2. Vision vom gewünschten Ablauf. Nun ist es Zeit zum Träumen. Was wäre das absolute Wunschszenario, wenn es weder zeitliche, systemseitige noch kosten oder kompetenzmässige Einschränkungen gäbe? Welche Schritte dürfen gern wegfallen, welche automatisch ablaufen?
3. Definition des zukünftigen Zustands. Nachdem die Beteiligten sich vorgestellt haben, wie ihr Ablauf idealerweise zu gestalten ist, muss nun die Realität wieder berücksichtigt werden. Mit einem idealen Zukunftsbild im Hinterkopf werden die Teilnehmenden kreativ und finden Lösungen für schnelleres, besseres, fehlerfreieres Arbeiten. Dazu müssen auch digitale Werkzeuge gehören.
4. Festlegen eines Projektplans. Der Weg zum Ziel ist die zielstrebige Abarbeitung der nötigen Aufgaben. Ein aussagekräftiger und detaillierter Projektplan sowie laufende, positive Kommunikation helfen dabei. In der Aufgabenliste kann die Einführung eines CRM-Systems stehen, aber auch die Verbesserung einer Excel-Liste oder die Strukturierung eines Workflows im bereits genutzten SharePoint.

Dabei stehen die Prozesse im Vordergrund. Zugegeben, in manchen Fällen kann eine disruptive digitale Lösung für eine Branche bahnbrechend sein. Meistens jedoch ist es sinnvoll, vorab die passenden zukünftigen Prozesse zu definieren und anschliessend clevere digitale Lösungen zu finden oder zu entwickeln.

Digitale Hilfsmittel zur Verbesserung von Prozessen

Wenn erst einmal feststeht, wohin die Reise in Ihrem Unternehmen geht, sollten auf jeden Fall auch die digitalen Möglichkeiten ins Spiel kommen. Als geeignete Enabler für bessere Prozesse identifiziert der Forum Verlag:

• Optimierte, integrierte und ganzheitliche CRM-Systeme (Customer Relationship Management), mit denen sich individuelle Ansprachen und Angebote für einzelne Kunden und Zielgruppen entwickeln lassen
• Digitale Produkte und Dienstleistungen als Geschäftsmodell. Dazu können Selbstbedienungslösungen, das Angebot von Daten und Bedienungsanleitungen sowie die automatische und zügige Bearbeitung von Anfragen gehören
• Digitale Überwachung von Maschinen, Computern und Nutzerverhalten, zum Beispiel in Bezug auf Durchlaufzeiten und Fehler gibt Anhaltspunkte für die Optimierung von Prozessschritten
• Einsatz von ERP-Programmen (Enterprise Resource Program) und digitalen Warenwirtschaftssystemen bei der Planung und Durchführung von Produktion, Logistik und Kundendienst
• Automatisierung von Prozessen macht es möglich, dass Buchungsvorgänge, Fertigungsschritte oder regelbasierte Entscheidungen maschinell und mit minimalem menschlichen Steuerungsaufwand durchgeführt werden¹

Die eine Lösung mag hier passen, eine andere dort. Oft sind etwa Cloud-Lösungen die Standard-Antwort auf skalierbare Systeme für wachsende Unternehmen. Doch ist das immer so? Grundsätzlich, so die Mittelstandsinitiative „Gemeinsam digital“, sollten Unternehmen sich folgende Fragen stellen, bevor sie blind Digitalisierungstrends folgen:

• Gibt es bereits passende Softwarelösungen für CRM, ERP & Co oder ist eine eigene Entwicklung sinnvoll?
• Welche Lösung passt zu den Wachstumsambitionen unseres Unternehmens?
• Wie lässt sich das neue Tool oder System mit anderen integrieren und wie lassen sich Daten übergeben?
• Wie sieht die Nutzerfreundlichkeit und der Anspruch an die Weiterbildung der Angestellten in Verbindung mit neuen Tools aus?
• Wie lassen sich Datenschutz und Sicherheit am besten gewährleisten?²

Manchmal ist ein neues Standard-System die beste Lösung, manchmal eine vereinfachte Tabelle und andere Male eben die individuell zweckoptimierte Software oder App, die die Abläufe im Unternehmen ohne Umwege abbilden kann.

Prozessoptimierung: Massenware oder massgeschneidert?

Viele grosse und bewährte Anbieter haben digitale On Premise- und SaaS-Lösungen entwickelt, die zu allgemeinen Geschäftsprozessen passen und deren Digitalisierung vorantreiben. Viele Produktivitätsvorteile, Sicherheitsaspekte und Schulungsunterlagen sind in solchen Standard-Paketen bereits enthalten. Doch nicht alle Unternehmen lassen sich in eine allgemeingültige Schablone pressen. Deshalb macht die Anschaffung von Standard-Softwares oft die Anpassung oder Erweiterung von Funktionalitäten nötig. Solche Änderungen bzw. Customization nehmen Spezialisten vor, die sich mit den Rahmenbedingungen des jeweiligen Programms auskennen. Steht Ihr Unternehmen vor der Entscheidung, ob es sich für eine Standardsoftware entscheiden soll oder die Software an die Bedürfnisse und Wünsche des Unternehmens anpassen soll? 

Die swiss smart media Kompetenzen bieten ein breites Spektrum an massgeschneiderten digitalen Lösungen für Ihr Unternehmen und unterstützen Sie gerne bei der Entscheidungsfindung. 

Eine Alternative ist gerade für Mittelständler oder Nischenanbieter die Entwicklung eigener Lösungen zur Prozessoptimierung. Selbstverständlich müssen auch von Grund auf programmierte digitale Lösungen Datenschutz, Skalierbarkeit, Nutzerfreundlichkeit und Effizienz berücksichtigen. Da hier jedoch noch kein Code in Stein gemeisselt ist, sind die Möglichkeiten der Programmierung überaus flexibel. Auch ein solches Entwicklungsprojekt kann in seiner Anschaffung kostspielig sein. Auf lange Sicht jedoch überwiegen häufig die Vorteile durch angepasste und damit effektivere Prozesse, zielgerichtete Umsetzung von Funktionalitäten und den geringeren Schulungsbedarf. Denn eigens entwickelte Lösungen beinhalten auch auf dem Bildschirm das, was Anwender aus der Wirklichkeit kennen. Damit lassen sie sich intuitiver und mit weniger Hintergrundwissen nutzen. swiss smart media unterstützt Sie bei der Optimierung Ihrer Prozesse mit passenden Lösungen. Sprechen Sie uns an!