Die Digitalisierung bietet viele Möglichkeiten und Tools, sehr detailliert zu messen. Doch ohne klare Ziele und Strategien wird es schwierig, erfolgreich zu sein. Ein bekanntes Sprichwort sagt: „Ohne Ziel ist jeder Schuss ein Treffer.“ Das bedeutet, dass man ohne klare Ziele kein erfolgreiches Ergebnis erzielen kann. Ohne eine gut durchdachte Strategie werden die Bemühungen und das Potenzial der Tools ungenutzt bleiben. Deshalb ist es wichtig, sich im Vorfeld genau zu überlegen, welche Ziele man erreichen möchte und wie man diese mit den verfügbaren Mitteln erreichen kann. Nur so kann man das volle Potenzial nutzen und erfolgreich sein. Hier genau setzt unser neues Produkt Digi-Check an.
Gerne können Sie die Digi Check Beta Version direkt ausprobieren.
Wir begleiten, beraten und unterstützen Unternehmen und Gemeinden bei der Digitalen Transformation. Darunter kann man viele Details verstehen, aber wir fokussieren auf das Identifizieren (Erschaffen), Digitalisieren und Optimieren von Prozessen, idealerweise alles kontinuierlich.
Warum eigentlich?
Die Idee der kontinuierlichen Verbesserung, als Prozess über allem, ist nicht neu. Beispielsweise hat Toyota dies in Japan vor vielen Jahrzehnten schon eingeführt. Stichwort: Kaizen. Als sie sich in schwierigen wirtschaftlichen Zeiten zusammen mit Gewerkschaften neue Methoden überlegten. Das Ziel war es, in das Humankapital zu investieren. Getrieben von der Erkenntnis, dass Prozesse und gut geschultes Personal das wichtigste Gut sind. Sozialistisch wie auch kapitalistisch.
Hier in der Schweiz ist uns das auch nicht neu, unsere oft gelobte Manufakturkunst beruhte schon immer auf dem Willen der ständigen Weiterentwicklung und Verbesserung, im Detail wie im Groben. Digi-Check unterstützt uns dabei.
Prozesse
Prozesse helfen, wiederholende Tätigkeiten optimaler durchzuführen. Sie können auch Handlungsfolgen strukturieren, die auf den ersten Blick nicht wiederholend sind, aber dann abstrakt in Schritten formuliert erkennbar machen, wie alles Neue doch zum Gewohnten passt.
Als Mitarbeiter sind wir gewohnt, in unseren jeweiligen Rollen viele wiederkehrende Tätigkeiten auszuüben. Selbst wenn wir im Detail, intuitiv und kreativ, auf neue Art reagieren wollen (auch dürfen und sollen, ja idealerweise sogar müssen), gilt es zu erkennen, wo sich sinnvollerweise Wiederholungen und Strukturen befinden.
Ein einfaches Beispiel für Prozesse ist das jährliche Mitarbeitergespräch. Dies sollte unter anderem genutzt werden, um Tätigkeiten einen Rahmen zu geben. Auch die Formulierung von Mitarbeiter-Zielen ist wichtig, aber der Fokus sollte auf den Schritten liegen, die dazu führen. Schritte werden oft im Gespräch formuliert, doch werden diese auch nachverfolgt?
Beratung und mehr
Seit 20 Jahren analysiert, dokumentiert und hinterfragt swiss smart media Prozesse. Unsere Liste zufriedener Kunden ist lang, sowohl bei Firmen als auch bei Gemeinden. Wir zeigen auf, dass es absolut förderlich ist, sich mit Fragen wie “wo haben wir Prozesse, Muster und Strukturen” und dem anschliessenden Niederschreiben dieser auseinanderzusetzen, um Verbesserungen zu erreichen. Wir schlagen Prozesse vor, deren Ergebnisse von extern sichtbar, verständlich und vorteilhaft sind und legen ein Augenmerk auf das von den Mitarbeitern bereits Erreichte, damit dies intern besser kommuniziert wird.
Wir zeigen, wie Prozesse sauber digitalisiert werden können und helfen bei der Auswahl der richtigen Software und Lizenzmodelle. Dabei zeigen wir die Vorteile und Nachteile auf.
Wir bieten auch Kostenermittlung für Eigenentwicklungen an und entwickeln gerne für Sie oder betreuen andere Entwicklungsfirmen.
Methoden
Wir führen diese Gespräche persönlich durch. Gerne vor Ort und auch online. Wir leiten Gruppen, um sich selbst zu hinterfragen und Bestehendes herauszuarbeiten sowie Neues zu erdenken. Dazu nutzen wir verschiedene Methoden wie Mindmaps, das Erstellen von Struktur-Diagrammen und Tabellen, das Verwenden von Gedächtniskarten und Landkarten. Unser Ziel ist es, sowohl Details als auch den Überblick zu berücksichtigen. Dabei nutzen wir sowohl Papier als auch Computer und digitalisieren Papier-Ergebnisse für eine weitere Verarbeitung.
Um einen unverbindlichen aber klaren Prozess in wenigen Schritten zu realisieren, setzen wir unser Tool “Digi Check” ein. Hierbei werden Ist- und Sollzustand hinterfragt und damit regelmässiges wiederkehrendes Messen und Tracken (Verfolgung von Zielen) ermöglicht.
Unser Vorgehen
- Unternehmensziele abfragen, definieren, digital aufschreiben
- Schritte als termingebundene Events festlegen und verfolgen
- Subjektive Messbarkeit: Schritte und Ergebnisse von Management und Mitarbeitern digital bewerten lassen. (Unkompliziert und regelmässig wiederholbar.)
- Objektive Messbarkeit: Abgleich mit Keyindikatoren (automatisiertes Auslesen von Datenquellen zum Ermitteln von Ergebnissen)
- Visualisierungen und Historische Darstellung der Messungen (Übersicht, Graphen, Zeiträume)
- Einfache Punktzahlen: Eine Zusammenfassung aller Ergebnisse (Leicht verfolgbar und auch für Manager mit vollem Terminkalender geeignet ist, um Prioritäten zu prüfen oder neu zu setzen.“
- Keyindikatorzahlen aus verschiedensten Quellen: Öffentliche Kundenbewertungen, wichtige Google Messwerte, flexible Finanzzahlen, aber auch das Bundesamt für Statistik.
Unternehmensziele
Wir beginnen Ihre Digitale Transformation immer mit einem Fragenkatalog, den wir Unternehmensziele nennen. Dieser beinhaltet einerseits Bestandsaufnahme (Inventar), andererseits strategische Fragen.
In einem Erstgespräch erörtern wir die Situation und erfassen mit Ihrem Team die Antworten. Es sind Einstiegsfragen, wie z.B. ein Elevator Pitch Ihres Unternehmens lautet, über die wichtigsten Standsäulen und deren Erfolgsfaktoren bis hin zum Geschäftsumfeld aus Markt, Partnerschaften, Konkurrenten.
Dies sind scheinbar einfache Fragen, bei denen sich schnell zeigt, dass diese in vielen Unternehmungen nicht ausformuliert wurden. Viele vorhandene Visionen sind vage, emotional und es geht schnell in die Details. Natürlich sind die Details immer das schwierigste, aber ohne klare Zielvorgaben (Strategien) ist das tägliche Entscheiden beinahe unmöglich und ermüdet alle Entscheidungsträger.
Wir unterstützen Sie nicht nur, diese Ziele zu finden, zu hinterfragen, neue zu setzen und Prioritäten zu ordnen, usw. Sondern wir helfen Ihnen vor allem diese als Prozess nachzuverfolgen, regelmässig und managementtauglich im DigiCheck einzusehen und mit Messwerten die Ergebnisse zu vergleichen.
Je häufiger alltägliche Herausforderungen mit gesetzten Strategien abgeglichen werden können, desto klarer werden die Entscheidungen für alle Beteiligten. Durch das Niederschreiben von Strategien und Entscheidungen wird weniger Kommunikation, Überzeugungsarbeit und ermüdende Diskussionen benötigt. Schon gelöstes muss nicht wiederholt diskutiert werden. Zudem können Mitarbeiter, die später hinzugezogen werden, schnell auf den neuesten Stand gebracht werden, da sie Zugang zu diesen digitalen Dokumenten haben.
Interne Ratings
Wenn Zeit vergeht, neue Erkenntnisse erreicht werden, Erfahrung gesammelt wird, neue Mitarbeiter in Projekte oder Unternehmen kommen, ändern sich Prioritäten. Eine klare Struktur an strategischen Fragen hilft hier, die Änderungen zu erkennen und allen Beteiligten zu kommunizieren.
Aber wie misst man nun die Resultate? Selten sind Resultate trivial messbar, weshalb die Meinung von internen Experten gefragt ist. Und dabei ist es wichtig, darüber zu diskutieren und zu hinterfragen, um sicherzustellen, dass diese möglichst objektiv und aussagekräftig sind.
Wir helfen hier mit einem einfachen aber signifikanten Trick: Ihr Unternehmen kann die Mitarbeiter ihre strategischen Ziele bewerten lassen. Mit einfachen 1 bis 5 Sternen und optionalem Textkommentar für Kritik kann genauso ein 3 Mann Team wie auch ein 30 Mann Unternehmen bewerten. Alle von Ihrem Management-Team in Zusammenarbeit mit uns beantworteten Strategie- und Inventarfragen, können so bewertet werden.
Ein Beispiel: Es wurde endlich das neue digitale Kassensystem eingeführt. Das Management ist froh, die komplexe Neuerung abgeschlossen zu haben. Aber sind die Mitarbeiter zufrieden? Oder sorgt der neue Drucker des Kassensystems immer wieder für Probleme bei den Endkunden? Solche Details, die im Alltag nicht immer vom Mitarbeiter “an der Front” bis zur höchsten Führungsebene durchkommen, lassen sich einfach in unserem Bewertungssystem kommunizieren und vor allem nachverfolgen. Ist dann 3 Monate später endlich das Problem gelöst? Sind die Bewertungen zur neuen Kasseneinführung nun deutlich positiv? Ein einfacher Graph zeigt dies sofort.
Damit die Bewertungen trivial, regelmässig und ohne riesige Aufwände von allen Beteiligten durchgeführt werden können, gibt es einen Share-Link der direkt von jedem Smartphone oder Arbeitsplatzrechner aufgerufen werden kann. Und zuletzt: Wenn es darum geht, nicht nur eine einzelne Bewertung, sondern eine ganze Liste an Themen zu bewerten, simplifiziert das klare UI (User Interface) den Prozess.
Artikel Serie
Die folgenden Artikel wurden bisher zum Digi-Check Tool veröffentlicht:
